BRAK EWIDENCJI CZASU PRACY W FIRMIE - KTO CIĘ MOŻE UKARAĆ?

10.10.2018

       

        Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy ciąży na przewoźniku, w którego imieniu kierowcy wykonują zadania przewozowe. Bez znaczenia jest tutaj rodzaj umowy łączący przedsiębiorcę z kierowcami, ponieważ ewidencję czasu pracy kierowców trzeba prowadzić nie tylko dla kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Należy ją sporządzać w zasadzie dla wszystkich kierowców, w tym również dla samych właścicieli firm, jeśli wykonują przewozy, oraz dla kierowców prowadzących pojazdy, dla których nie ma obowiązku instalowania tachografu.


Tak zwaną uproszczoną ewidencję czasu pracy kierowców należy sporządzić, gdy w firmie pracują kierowcy niezatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz w przypadku właściciela, który sam wsiada za kierownicę. Ewidencja czasu pracy może składać się tylko z samych danych źródłowych (wykresówek lub plików cyfrowych z karty kierowcy i tachografu). Jest to spowodowane tym, że tych kierowców nie obejmują regulacje Kodeksu pracy. Kierowcom tym nie wypłaca się dodatków do wynagrodzenia, takich jak np. diety czy dodatki za nadgodziny, więc nie ma sensu stwarzać dodatkowych rejestrów czasu pracy. Wszystkie potrzebne dane mogą być odczytane z zapisów tachografu.


Inna jest natomiast sytuacja, w przypadku gdy kierowca wykonuje przewozy pojazdami, dla których nie ma obowiązku używania tachografu. Dla nich firma musi prowadzić ewidencję czasu pracy w formie odpowiedniego rejestru (np. transport odpadów po zwierzęcych kat. III).
Oczywiście najwięcej obowiązków związanych z ewidencją mają firmy zatrudniające na podstawie umowy o pracę kierowców, którzy muszą używać tachografów. Wówczas ewidencja musi być szczególnie dopracowana, gdyż na tej podstawie nie tylko kontroluje się, czy kierowca prawidłowo wykonywał swoje obowiązki, ale przede wszystkim, czy miał z tytułu wykonywanej pracy wypłacone wszystkie składniki wynagrodzenia (w tym np. dodatek za pracę w porze nocnej, za godziny nadliczbowe, itd.). W przypadku tych kierowców ewidencja zazwyczaj składa się nie tylko z danych z tachografów, ale też ze sporządzanych na ich podstawie rejestrów. Wszystkie te elementy muszą być ze sobą zgodne.

Ewidencja w pełnym zakresie jest kontrolowana wyłącznie przez inspektorów PIP, ITD może tę dokumentację sprawdzać tylko w części dotyczącej zasad użytkowania tachografów oraz przestrzegania norm czasu jazdy, przerw i odpoczynków kierowcy. Ponadto w przypadku kierowców, którzy nie mają umów o pracę, ITD może sprawdzać czas ich pracy.


Przykład: firma ma trzech kierowców, jednego zatrudnia na podstawie umowy o pracę, drugi świadczy usługi kierowania w ramach własnej działalności gospodarczej, a trzeci to sam właściciel tej firmy. W związku z tym kontrola Państwowej Inspekcji Pracy obejmie pierwszego kierowcę w zakresie norm czasu jazdy, przerw i odpoczynków, jak również czasu pracy oraz jego rozliczenia. Jeśli chodzi o drugiego kierowcę i właściciela przedsiębiorstwa, inspektorzy PIP nie będą mogli skontrolować żadnej z tych rzeczy. Kontrolę drugiego kierowcy i przedsiębiorcy w pełnym zakresie mogą przeprowadzić tylko kontrolerzy ITD, którzy z kolei ewidencję kierowcy zatrudnionego na podstawie umowy o pracę skontrolują tylko w części dotyczącej tachografów, czasu jazdy, przerw i odpoczynków.


Zgodnie z art. 50 ust. 1 lit. k) ustawy z dnia 6 września o transporcie drogowym (Dz.U. z 2017 poz. 2200 t.j. ze zm.) do zadań Inspekcji należy: kontrola: przestrzegania czasu pracy:
– przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy drogowe,
– osób niezatrudnionych przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujących przewozy drogowe na jego rzecz;
Natomiast art. 68 ust 2 ww. ustawy wskazuje, że kontroli, o której mowa: w art. 50 pkt 1 lit. k podlegają:
1. a) przedsiębiorcy osobiście wykonujący przewozy drogowe,
2. b) osoby niezatrudnione przez przedsiębiorcę, lecz osobiście wykonujące przewozy drogowe na jego rzecz.


Należy zapamiętać, że ITD nie może nałożyć kary za nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Ma jednak prawo to zrobić w odniesieniu do kierowców, którzy są zatrudnieni na innej podstawie niż umowa o pracę oraz samych właścicieli firm, którzy siadają za kierownicę.

Kara za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy niezatrudnionego na podstawie umowy o pracę wynosi 1.000 zł. Można ją nałożyć tylko w sytuacji, gdy przedsiębiorca w ogóle nie prowadzi ewidencji czasu pracy, a nie wtedy, gdy ją prowadzi, ale nierzetelnie. Dlatego w przypadku kierowców, którzy używają tachografów, inspektorzy co do zasady nie stosują tej kary, ponieważ sama forma zapisu tachografu, zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców, jest wystarczająca. Jednak firma, która nie prowadzi ewidencji dla kierowców, którzy nie posiadają w samochodach tachografów (np. śmieciarka przewożąca odpady komunalne) zapłaci w przypadku kontroli ITD karę. Zgodnie z przepisami można nałożyć tylko jedną taką karę, więc firma płaci 1.000 zł, niezależnie od tego, czy nie prowadzi ewidencji dla jednego, czy też kilku kierowców.

Warto przy okazji poruszania tego problemu zaznaczyć, że ewidencja czasu pracy kierowcy jest pierwszym dokumentem, który jest badany przez sąd pracy w sytuacji, gdy pojawia się roszczenie kierowcy o wypłatę zaległego wynagrodzenia lub innych świadczeń związanych z wykonywaną pracą. Średnia wysokość roszczeń kierowców, które znajdują się w pozwach, sięgają często od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Zabezpieczeniem przed takimi niezbyt miłymi niespodziankami jest wprowadzenie odpowiednich regulacji wewnątrzzakładowych i rzetelnie prowadzona ewidencji, które uchronią firmę przed nieuzasadnionymi roszczeniami ze strony kierowców.

Przy okazji należy zaznaczyć, iż rozliczanie czasu pracy kierowców nie jest niczym nadzwyczajnym i część właścicieli firm transportowy robi to we własnym zakresie z dobrymi rezultatami. Jednakże trzeba sobie zdać sprawę, że aby to robić potrzeba kilku rzeczy, a mianowicie: odpowiedniego oprogramowania, czasu i stosownej wiedzy. Najpewniejszą i najmniej czasochłonną opcją jest zlecenie tego typu czynności firmie zewnętrznej specjalizującej się w tego typu usługach, która w ustalonym z przedsiębiorcą terminie dostarczy wszystkie wymagane dokumenty i rozliczenia. Często dodatkowymi korzyściami płynącymi z takiej współpracy są dodatkowe usługi wliczone w cenę rozliczania takie jak: wprowadzenie stosownych przepisów wewnątrzzakładowych, rozliczanie płac minimalnych w UE, rozliczanie podróży służbowych, sporządzanie odwołań od kar ITD/PIP czy innych służb w kraju i za granicą, reprezentacja podczas kontroli w przedsiębiorstwie, szkolenia kierowców, doradztwo transportowe i wiele innych.


Podstawa prawna:

Art. 25 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.).

Wróć

Napisz do nas:

Kancelaria Transportowa TransClient
ul. J. Kossaka 72/211
85-307 Bydgoszcz

Zadzwoń: (+48) 500 700 275

e-mail: biuro@transclient.pl

(świadczymy usługi na terenie całej Polski)